Wie schreibe ich als Fotograf korrekte Rechnungen? [Pflicht und Steuer]

Als Fotograf, Freiberufler oder Unternehmer hast du Zeit und Geld in deine Geschäftsidee investiert und darfst nach erbrachter Dienstleistung deinem Kunden endlich eine Rechnung präsentieren. Allerdings gibt es, was Inhalte und äußere Form von Rechnungen angeht, in Deutschland zahlreiche Vorschriften.

Ob es sich um Eingangsrechnungen oder Ausgangsrechnungen handelt, stets betrifft es deinen Geldbeutel. Deshalb müssen Rechnungsdokumente formell einwandfrei sein.

Das Erstellen einer Rechnung ist grundsätzlich kein Hexenwerk. Notfalls hilft dir eine moderne Rechnungssoftware, deine Rechnungsbelege online zu schreiben und diese schnell und problemlos z.B. dem eigenen Steuerberater zu übermitteln. Ob eine Cloud-Lösung für dich als Fotograf oder Kleinunternehmer Sinn ergibt bzw. gleich eine leistungsstärkere Software-Version anzuraten ist, kannst du mit dem Steuerberater deines Vertrauens diskutieren. Allerdings schadet es nicht, das kleine Einmaleins des Rechnungsschreibens für die eigene Buchführung selbst zu beherrschen.

Finanzamt fordert lückenlose Belege

Jede Rechnung signalisiert erfolgreichen Umsatz. Darüber darfst du dich als Selbstständiger Fotograf oder Freiberufler freuen. Allerdings bist du gemäß dem Umsatzsteuergesetz (UStG) verpflichtet, alle Einnahmen und Ausgaben detailliert und fehlerfrei zu belegen. Das heißt, jeder noch so geringe Geldbetrag, den du als Fotograf eingenommen oder ausgegeben hast, muss in der Buchhaltung erfasst und in Form eines Rechnungsbeleges oder einer Quittung beim Finanzamt vorgezeigt werden. Es betrifft also nicht nur Shooting-Einnahmen, sondern auch sämtliche Einnahmen von beispielsweise Bildverkäufen auf Stockplattformen, Workshops oder Referaten.

Auch die Pflicht zur lückenlosen Nachvollziehbarkeit von elektronischen Rechnungen hat sich im Zuge der GoBD verschärft. Diese vier Buchstaben stehen für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ und gelten auch, selbst du Kleinunternehmer bist (was auf 99% der Fotografen zutrifft).

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Pflichtangaben auf deiner Rechnung

Bei der Umsatzsteuer versteht das Finanzamt grundsätzlich keinen Spaß. Unvollständige oder gar fehlerhafte Rechnungsangaben sowie Formverstöße gefährden deinen Vorsteuerabzug. Damit deine Rechnung von der Finanzbehörde akzeptiert wird, muss Folgendes korrekt angegeben sein:

• Name und Anschrift des Leistungsgebers (dein Unternehmen)
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Termin der Lieferung bzw. Arbeitsleistung
• Menge und Bezeichnung von gelieferten Produkten oder Art und Umfang der Dienstleistung
• Netto-Beträge
• Die jeweils darauf entfallenden Steuerbeträge
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Rechnungsausstellers

Optionale Angaben auf der Rechnung

Sinnvoll – wenngleich nicht vorgeschrieben – sind deine Angaben zur eigenen Bankverbindung, damit der Rechnungsempfänger weiß, wohin er den Rechnungsbetrag überweisen kann. Dazu gehört heute die IBAN (International Bank Account Number) und die BIC (Business Identifier Code). Auch Zahlungsanreize kannst du auf deiner Rechnung vermerken: gemeint sind Skontoabzüge und andere Sofortzahler-Angebote.

Wichtig bei Rechnungsstellung ist es zudem, dass du dich im Vorfeld deiner Geschäftstätigkeit schon Gedanken zum Thema „Zahlungsfrist“ gemacht hast. Dann ist ein Forderungsmanagement im Nachhinein leichter umzusetzen.

Du startest erst mit deinem Fotobusiness?

Sind dir sogenannte „Kleinstbetragsrechnungen“ ein Begriff? Damit sind Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro gemeint. Für diese genügen laut dem schwierigen Begriff der „Umsatzsteuerdurchführungsverordnung“ folgende Angaben:

• Name und Anschrift des Leistungsgebers
• Ausstellungsdatum
• Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang der Dienstleistung
• Bruttobetrag
• Steuersatz der darin enthaltenen Umsatzsteuer

Falls dein Fotobusiness noch sehr klein ist, sind und deine Lieferungen bzw. Leistungen nach §19 UStG von der Umsatzsteuer befreit. Das ändert aber nichts an deiner Pflicht zur Information. In diesem Fall solltest du auf deinem Rechnungsdokument einen kurzen Hinweis notieren, z.B. „Gemäß §10 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer“. So ist der Form Genüge getan und du vermeidest z.B. Nachfragen von Kunden.

Gesenkte Mehrwertsteuer: Profitiere ich als Fotograf?

Durch die Corona-Krise gerieten zahlreiche Unternehmen, aber auch Konsumenten in finanzielle Schieflage. Darunter auch sehr viele Fotografen und Kreative, die auf direkten Kundenkontakt angewiesen sind. Um die Konjunktur anzukurbeln, beschloss die Regierung eine zeitweise Senkung der Mehrwertsteuer: Vom 1. Juli bis 31. Dezember 2020 wurde der reguläre Steuersatz von 19% auf 16% bzw. der ermäßigte von 7% auf 5% gesenkt. Was bedeutet das für dich als Fotograf?

Muss ich die MwSt.-Senkung an Kunden weitergeben?

Was vielen nicht klar war: Unternehmen sind nicht verpflichtet, die gesenkten Steuersätze an die Kunden weiterzugeben. Jede Firma entscheidet folglich, ob sie die Preise anpasst oder nicht. Festzustellen ist, dass

1. die Preise vieler Produkte für Verbraucher niedriger sind, bei teuren Anschaffungen bleiben durch die Steuerersparnis sicher einige Hunderter im Geldbeutel.
2. wenn Unternehmen die Steuerersparnis nicht weitergeben, sie selbst profitieren und den eigenen Gewinn vermehren können.
3. weil die Auszeichnung von Produkten mit den neuen Preisen zu aufwändig ist, dürfen Geschäftsinhaber die Preise an der Kasse insgesamt reduzieren. Das ist für Fotografen weniger relevant, aber trotzdem gut zu wissen. Am Ende ist es wichtig, dass auf der Rechnung der korrekte Steuersatz steht.

Vorteile & Nachteile

Ob die Mehrwertsteuersenkung tatsächlich sinnvoll war und wem sie nutzt, wird noch immer kontrovers diskutiert. Fakt ist, dass reduzierte Preise dem Endverbraucher oft nur Cent-Beträge sparen. Gibt man als Kunde aber etwas mehr Geld aus für ein Fotoshooting wie z.B. bei umfangreichen Produkt-Shootings oder der Hochzeitsfotografie, dann stellt sich die Ersparnis schon anders dar. Selbständige beklagen den Mehraufwand. Für IT-Anpassung, Preisumgestaltung, Rechnungs- und Angebotskorrekturen musst du Zeit und Sorgfalt investieren. Denn – wie gesagt – bei der Umsatzsteuer versteht das Finanzamt keinen Spaß!