Steuererklärung für Fotografen ᐅ Das muss du beachten

Selbstständiger Fotograf – das ist für viele Kreative ein absoluter Traumjob. Doch nicht nur ihre Projekte dürfen Freiberufler in eigener Regie organisieren, auch die Steuererklärung müssen sie jedes Jahr selbst bewältigen. Was ist dabei zu beachten und welche Angaben zahlen sich in Steuerminderungen aus?

Kleinunternehmer: ja oder nein?

Wer sich gerade in der Fotobranche selbstständig macht, fragt sich häufig, ob er die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen sollte. Sie bringt viele bürokratische Erleichterungen mit sich, birgt jedoch auch Nachteile. Folgende Argumente sind wichtig bei der Entscheidung pro oder contra Kleinunternehmen:

#1 Was besagt die Kleinunternehmer-Regelung?

Wer als Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UstG gilt, stellt seinen Kunden für die erbrachten Leistungen eine Nettosumme in Rechnung, auf die er keine Umsatzsteuer (in der Regel 19 %) erhebt. Für den Kunden kann das günstigere Preise bedeuten, für den Fotografen schafft die Regelung eine bürokratische Erleichterung: Er ist nicht verpflichtet, eine Umsatzsteuer-Erklärung abzugeben und muss dem Finanzamt keine detaillierte Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) vorlegen. Hier genügt stattdessen eine formlose Gewinnermittlung.

#2 Die Voraussetzungen müssen stimmen

Generell dürfen Selbstständige nur dann die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, wenn ihr jährlicher Umsatz 22.000 € nicht überschreitet. Dabei rechnet das Finanzamt Teiljahresumsätze auf 12 Monate hoch: Wer am 01.07. sein Unternehmen gründet und bis Silvester 14.000 € umsetzt, hat die Grenze aufs Jahr gesehen bereits überschritten.

Bei plötzlich steigenden Einnahmen entfallen die Vorteile des § 19 UstG aber nicht sofort: Wer im Vorjahr weniger als 22.000 € umgesetzt hat und im laufenden Jahr einen Umsatz unter 50.000 € erzielt, kann die Kleinunternehmerregelung in der aktuellen Steuererklärung noch einmal beanspruchen.

#3 Welche Vorteile bietet der Verzicht?

Unabhängig von der Umsatzhöhe kann jeder selbstständige Fotograf auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. Dann ist er zu einer Umsatzsteuer-Erklärung verpflichtet und – je nach Umsatzhöhe – zu regelmäßigen Vorsteueranmeldungen. Hier bilanziert er die eingenommene Umsatzsteuer aus den eigenen Rechnungen mit der gezahlten Umsatzsteuer (Vorsteuer) aus Rechnungen anderer Unternehmer, die zu seinen Betriebskosten zählen. Wer hier große Investitionen tätigt (z.B. für eine teure neue Fotoausrüstung) und demgegenüber wenig Umsatzsteuer einnimmt, erhält die Differenz vom Finanzamt erstattet.

#4 Gibt es weitere Nachteile der Kleinunternehmerregelung?

Wer die Vorteile beansprucht, muss in jeder Rechnung an Kunden vermerken, dass „gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird“. Damit offenbart man zumindest geschäftlichen Kunden, die geltende Regelungen kennen, welchen Umsatz man jährlich erwirtschaftet. Wer hier „große Fische“ an Land ziehen will, verzichtet zuweilen lieber auf die Kleinunternehmerregelung, um mehr Professionalität zu suggerieren.

Gewerbetreibender oder Freiberufler?

Neben der Frage nach der Kleinunternehmer-Option ist die Einordnung als Gewerbetreibender oder Freiberufler für Fotografen entscheidend. Der Vorteil für Freiberufler: Sie müssen weder Gewerbesteuer entrichten noch unterliegen sie der Bilanzpflicht oder sind zur Mitgliedschaft in der Industrie- und Handelskammer verpflichtet.

Allerdings erlangt man als Fotograf nicht automatisch den begehrten Status als Freiberufler. Die Voraussetzung ist hier, dass ein Fotograf im Sinne einer Journalisten-Tätigkeit Bilder erstellt, die „als aktuelle Nachrichten über Zustände oder Ereignisse politischer, wirtschaftlicher, gesellschaftlicher oder kultureller Art für sich selbst sprechen“.

Auch rein künstlerische Fotografie fällt in die Freiberufler-Kategorie. Die typischen Aufträge wie Passbilder, Hochzeitsfotos oder Produktfotos stuft die Rechtsprechung hingegen als „Fotodesign“ ein und ordnet sie einer gewerblichen Tätigkeit zu.

Kosten müssen belegt sein

Ganz gleich, ob Kleinunternehmer ihren Gewinn formlos ermitteln oder ob umsatzsteuerpflichtige Fotografen dafür die EÜR bemühen müssen – die angegebenen Betriebskosten müssen in jedem Fall ordentlich belegt werden.

Müssen Fotografen Belege mit der Steuererklärung einreichen?

Seit Kurzem verlangen die Finanzämter nicht mehr, dass Selbstständige ihre Belege über Betriebsausgaben gleichzeitig mit der Steuererklärung einreichen. Dennoch empfiehlt es sich, die Rechnungen systematisch abzulegen, da das Finanzamt jederzeit ihre Vorlage verlangen kann. Nach zehn Jahren läuft die gesetzliche Aufbewahrungspflicht ab und Fotografen dürfen ihren Steuer-Aktenschrank um einen Ordner erleichtern.

Was zählt zu den Betriebsausgaben?

Prinzipiell können selbstständige Fotografen hier sämtliche Kosten geltend machen, die beim Betrieb ihrer Unternehmung anfallen. Neben der Fotoausrüstung, Bildbearbeitungssoftware und Büroausstattung gilt das auch für Reise- und Übernachtungskosten, Werbekosten, Fortbildungskosten, berufsbezogene Versicherungen, Geschäftskontogebühren, Steuerberatungskosten und die Kosten für gemietete Räume und/oder ein häusliches Arbeitszimmer.

Welche Sonderausgaben lassen sich zusätzlich geltend machen?

Neben den Betriebsausgaben können selbstständige Fotografen Sonderausgaben in der Steuererklärung angeben, die ihren Gewinn mindern und damit die Einkommenssteuer senken. Hierzu zählen etwa:

• Vorsorgeaufwendungen: Hierzu zählen die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung. Selbstständige können hier Kosten bis zu einem Höchstbetrag von 2800 € geltend machen. Dieses Limit gilt insbesondere dann, wenn zusätzlich zur Basisversorgung noch kostenpflichtige Wahlleistungen wie Krankentagegeldanspruch oder Auslandskrankenversicherungen steuerlich geltend gemacht werden. Die Basisbeiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung können hingegen voll abgezogen werden, auch wenn sie den Höchstbetrag übersteigen.
• Kinderbetreuungskosten: Hier können Eltern Kosten anbringen, die für die Unterbringung ihrer Kinder in Tagesstätten, Kindergärten und bei Tagesmüttern entstehen. Generell können hier zwei Drittel der Betreuungskosten bis zu einer Höhe von 4000 € jährlich geltend gemacht werden.
• (Erst-)Ausbildungskosten: Wer für die Ausbildung als Fotograf oder ein Studium einen Kredit aufgenommen hat, den er aktuell zurückzahlt, kann hier die jährlich anfallenden Zinsen absetzen. Voraussetzung ist, dass die Ausbildung direkt mit dem ausgeübten Beruf als Fotograf in Zusammenhang steht. Ausbildungskosten sind bis zu einem Betrag von 6000 € jährlich als Sonderausgabe absetzbar.

Neben den genannten Posten fallen auch Spenden, Beiträge für gemeinnützige Vereine, der Unterhalt von Angehörigen, Krankheitskosten und Beerdigungskosten unter die Sonderausgaben. Die Voraussetzung, dass das Finanzamt sie als steuermindernd anerkennt, ist in jedem Fall eine ordentliche Rechnung.

Abschreibungen: Was ist zu beachten?

Gerade zu Beginn ihrer selbstständigen Laufbahn haben Fotografen hohe Investitionskosten für ihre technische Ausstattung. Das mündet nicht automatisch in einer geringen Steuerlast, denn viele Ausrüstungsgegenstände fließen nicht sofort voll in die Betriebskosten ein:

Teurer als 800 € – hier ist die Abschreibung über die Nutzungsdauer Pflicht!

Eine Fotoausrüstung für 2000 € übersteigt deutlich die Definition eines „geringwertigen Wirtschaftsguts“ – der Besitzer darf sie deshalb nicht im Anschaffungsjahr vollständig in seine Betriebsausgaben einbringen. Stattdessen wird der Nettopreis auf die Nutzungsdauer verteilt und fließt per jährlicher Abschreibung in die Betriebskosten mit ein. Die durchschnittliche Nutzungsdauer eines Geräts legt die AfA-Tabelle fest: Für Fotogeräte rechnet man mit 7 Jahren, bei einem Notebook kalkuliert man 3 Jahre ein.

Achtung: Bei Abschreibungen liegt stets der Nettopreis zugrunde. Die Umsatzsteuer der betreffenden Rechnung fließt hingegen im Anschaffungsjahr voll in die Vorsteuererklärung mit ein.

Geringwertige Wirtschaftsgüter = sofortige Sonderabschreibung

Wer sich Arbeits- oder Bürogeräte anschafft, die weniger als 800 € (ab 2021: 1000 €) kosten, darf sie unter Umständen noch im Anschaffungsjahr vollständig absetzen. Der Gesetzgeber definiert die geringwertigen Wirtschaftsgüter gemäß § 6 Abs. 2 EstG als abnutzbare und bewegliche Wirtschaftsgüter, die selbstständig nutzbar sind.

In der Praxis heißt das: Der Kaffeevollautomat fürs Büro, der 599 € gekostet hat, kann sofort voll in die Betriebsausgaben einfließen. Ein zusätzliches Objektiv dagegen unterschreitet womöglich die Grenze von 800 €, kann aber per Definition nicht selbstständig genutzt werden und fällt daher unter die mehrjährige Abschreibungs-Regelung.

Fazit: Steuern sind ein wichtiges Thema

Endlich der eigene Chef sein – ein Traum, wenn da nur nicht die komplizierte Steuererklärung wäre. Doch selbstständige Fotografen tun gut daran, sich in die aktuellen Rechtsgrundlagen einzuarbeiten, um bares Geld bei Umsatz- und Einkommenssteuer zu sparen. Wer sein Steuersystem dann individuell perfektioniert hat, legt damit den besten Grundstein für den Erfolg der eigenen Foto-Unternehmung.